Estorno de comissão de consórcio: como provisionar e repassar

O que é estorno de comissão e por que ele acontece?

A administradora remunera o escritório pela venda de cada cota, geralmente em parcelas que acompanham os primeiros pagamentos do consorciado. Esse pagamento parte de uma premissa: a cota vendida vai permanecer ativa e em dia. Quando isso não acontece dentro de um prazo definido no contrato de representação, a administradora cobra de volta o que já pagou, descontando de repasses futuros.

As regras variam bastante entre administradoras: quantas parcelas o cliente precisa pagar para a comissão ficar firme, se o estorno é integral ou proporcional, e se vale também para atraso ou só para cancelamento. Por isso o primeiro passo é ter, para cada administradora, a regra escrita e acessível para quem faz o fechamento.

Quais situações mais geram estorno?

• Cancelamento ou desistência do cliente nas primeiras parcelas.
• Inadimplência que leva à exclusão da cota, conforme as regras do grupo.
• Venda feita para o perfil errado, que descobre depois que não consegue manter a parcela.
• Promessa de contemplação rápida que não se cumpre e gera arrependimento.
• Erro de cadastro ou de proposta que obriga a administradora a refazer ou cancelar a cota.
• Primeira parcela não paga, quando a administradora já tinha adiantado algum valor.

Como provisionar o estorno no caixa do escritório?

Provisionar é separar, de cada comissão recebida, uma parte que só fica livre quando a cota sai do período de risco. A porcentagem certa vem do histórico do próprio escritório: quanto, das comissões dos últimos meses, voltou como estorno.

Exemplo: o escritório recebeu R$ 30.000 de comissões no mês, todas de cotas ainda dentro do período de risco. Olhando os últimos doze meses, cerca de 8% do valor recebido nessa fase voltou como estorno. A provisão do mês é de R$ 2.400, que fica reservada e não entra na conta de lucro nem de distribuição. Quando as cotas saem do período de risco sem problema, o valor correspondente é liberado. O percentual de 8% é só ilustrativo; use o número da sua operação.

Sem provisão, o escritório trata como lucro um dinheiro que ainda pode voltar, e o estorno chega meses depois justamente num mês fraco de vendas.

Como repassar o estorno ao vendedor?

Se o vendedor recebeu sua parte da comissão de uma cota que foi estornada, o mais comum é descontar o valor correspondente nos acertos seguintes. Isso precisa estar no contrato desde o início, com três pontos claros: qual percentual da parte dele é devolvido, em quanto tempo o desconto acontece e se existe teto por acerto para não zerar o mês.

Exemplo: o vendedor recebeu R$ 900 por uma cota de R$ 150.000. No quarto mês o cliente cancelou e a administradora estornou 100% da comissão do escritório. Pela regra do contrato, o vendedor devolve a parte dele integralmente, limitada a 30% de cada acerto. No mês seguinte ele tem R$ 2.500 a receber: são descontados R$ 750, e os R$ 150 restantes ficam para o acerto seguinte. Tudo aparece no demonstrativo, cota por cota.

Para vendedor PJ, o desconto entra no valor da nota do mês; veja os cuidados em vendedor PJ de consórcio: contrato e riscos. A base do cálculo está em como calcular comissão de consórcio.

Como conferir o estorno com a administradora?

O estorno chega como um desconto no extrato de comissões. O erro mais caro é aceitar o número total sem abrir linha a linha. A conferência deve casar cada estorno com uma cota específica, verificar se ela de fato foi cancelada ou excluída e se está dentro do período previsto no contrato de representação.

Depois, o valor líquido do extrato precisa bater com a nota fiscal que o escritório emite para a administradora e com o crédito que entra na conta. Quando alguma das três pontas não fecha, é sinal de estorno cobrado em duplicidade, cota trocada ou comissão esquecida.

Uma rotina simples ajuda: no dia em que o extrato chega, alguém do financeiro separa os estornos, confere cada cota no sistema da administradora e registra o motivo. No fim do trimestre, esse registro mostra qual administradora, qual produto e qual vendedor concentram mais estorno. Se um vendedor tem estorno muito acima da média, a conversa é sobre como ele está vendendo, e não sobre cobrança. Se um produto específico gera cancelamento, talvez o problema seja o perfil de cliente para quem ele está sendo oferecido.

Como reduzir o estorno antes que ele aconteça?

A melhor provisão é a venda certa. Vender para quem cabe no orçamento, explicar o mecanismo sem prometer data e acompanhar os primeiros meses de perto reduz cancelamento. Os roteiros de como vender sem prometer contemplação e a régua de como reduzir inadimplência na carteira atacam as duas causas mais frequentes.

Como o Kuota ajuda nisso?

No Kuota, o módulo de comissões guarda a regra de cada administradora, importa o extrato e casa cada comissão e cada estorno com a cota de origem. O acerto do vendedor já sai com o desconto do estorno aplicado conforme o contrato, e o pagamento só é liberado com a nota fiscal anexada. No financeiro, a diferença entre extrato, nota e crédito em conta aparece na conciliação, para o gestor resolver antes de fechar o mês.