Assembleia: o que o escritório acompanha todo mês

O que acontece numa assembleia de consórcio?

A assembleia geral ordinária acontece na periodicidade prevista no contrato, na prática todo mês, e tem duas funções definidas em lei: apreciar as contas prestadas pela administradora e realizar as contemplações (Lei 11.795/2008, art. 18). A contemplação ocorre por sorteio ou por lance, na forma que o contrato do grupo estabelece (art. 22, § 1º), e só acontece se o grupo tiver recursos suficientes para entregar o crédito (art. 23).

Um detalhe que o vendedor precisa saber de cor: só concorre à contemplação o consorciado ativo, e a lei exclui dessa condição o participante inadimplente não contemplado (art. 21 e art. 22, § 2º). O cliente que atrasou a parcela do mês não entrou no sorteio, mesmo que tenha ofertado lance. Isso muda a conversa de pós-venda inteira.

O que o escritório confere no resultado de cada assembleia?

• Contemplados por sorteio: quais cotas da carteira saíram e em qual grupo.
• Resultado dos lances: quem ofertou, qual foi o percentual vencedor do grupo e quem ficou abaixo.
• Inadimplentes: quem não concorreu por atraso e quantas parcelas acumula.
• Crédito vigente: o valor da carta na data da assembleia, que é o que o contemplado recebe (art. 24).
• Cotas canceladas ou excluídas: elas afetam o estorno da comissão do vendedor.
• Próxima janela de lance: data-limite para o cliente ofertar no mês seguinte.

Como acompanhar os lances da carteira?

Lance é processo, não evento. Antes da assembleia, o escritório precisa saber quais cotas vão ofertar, o percentual e a modalidade (livre, embutido ou fixo). Depois da assembleia, precisa registrar o resultado e o percentual que venceu, porque é esse histórico que orienta a próxima oferta. Um cliente com carta de R$ 300 mil que ofertou 25% (R$ 75 mil) e perdeu para um lance de 32% precisa ouvir isso em números, não em consolo.

O erro mais caro aqui é tratar o lance como assunto entre cliente e administradora. Quando o escritório não registra a estratégia de cada cota, o vendedor perde a chance de orientar a oferta seguinte, e o cliente conclui que ninguém está cuidando dele.

Como acompanhar a inadimplência sem virar cobrador?

A inadimplência da carteira afeta o escritório de dois jeitos: o cliente sai da disputa daquele mês e, dentro do período de liberação, a fração da comissão daquela parcela não entra. Ou seja, um atraso é problema do cliente e do caixa do escritório ao mesmo tempo.

O acompanhamento útil é preventivo: saber antes do vencimento quem costuma atrasar e mandar um lembrete de que a parcela em dia é condição para concorrer. Cobrança é papel da administradora; o escritório lembra, orienta e, se o cliente estiver em dificuldade, apresenta as opções previstas no contrato antes que a cota vire exclusão.

Como avisar o cliente do resultado da assembleia?

• Contemplado: parabenize, informe o valor do crédito vigente e já marque a conversa sobre documentação e garantias.
• Ofertou lance e perdeu: informe o percentual vencedor do grupo e proponha uma revisão da estratégia, sem sugerir que o próximo mês está garantido.
• Em dia e não sorteado: confirme que a cota concorreu e lembre a data-limite do próximo lance.
• Em atraso: avise que a cota não concorreu e mostre o que precisa regularizar para voltar a disputar.
• Nunca escreva data ou prazo de contemplação; o que o escritório sabe é o histórico do grupo, não o futuro.

Como o Kuota ajuda nisso?

No Kuota, o módulo de lances registra a oferta, a modalidade e o resultado de cada cota por assembleia, e a carteira mostra quem está em dia, quem atrasou e quem foi contemplado no mês. Como o acompanhamento conversa com o módulo de comissões, o atraso que trava a fração do vendedor aparece no acerto sem ninguém precisar cruzar planilha. O aviso ao cliente sai pelo WhatsApp e pelo portal do cotista, com o resultado da cota dele, no mesmo dia da assembleia.